Digitalt låssystem för ökad flexibilitet på barn- och ungdomsförvaltningen i Hannover

När barn-och ungdomsförvaltningen i Hannover genomförde en omfattande flytt till nya lokaler i september 2021 innebar det en uppgradering till moderna och funktionella utrymmen för de cirka 650 anställda. Utöver det gav det möjlighet att införa ett modernt digitalt passersystem som skulle stötta verksamheten utifrån dagens höga krav på datasäkerhet.

Barn- och ungdomsförvaltningens roll
Förvaltningen erbjuder stöd till barn, ungdomar och familjer genom olika tjänster, såsom barnomsorg, ungdomsarbete, stöd vid krissituationer och aktiviteter under loven. Tillgänglighet är av stor betydelse för avdelningens klienter.

Säkerhetsutmaningar och behov av flexibilitet
Med nästan 650 anställda, och fler på väg, var säkerheten i de gemensamma utrymmena och enskilda kontoren en prioritet. På grund av frekventa personalförändringar ställdes krav på hög flexibilitet, och traditionella mekaniska låssystem ansågs inte tillräckliga för att täcka behoven. Lösningen behövde vara både enkel att administrera och användarvänlig, samtidigt som den uppfyllde höga krav på dataskydd. Efter en upphandlingsprocess tilldelades säkerhetsspecialisten dormakaba, i samarbete med lokala partner, uppdraget att installera ett digitalt låssystem som uppfyllde dessa behov.

Cirka 100 olika åtkomstprofiler skapades för förvaltningens sju olika divisioner. De anställda fick RFID kort och brickor som innehåller deras åtkomstbehörigheter. För att upprätthålla säkerheten måste dessa behörigheter regelbundet valideras vid uppdateringsläsare som finns på flera platser i byggnaden. Om en transponder skulle förloras eller stjälas kan behörigheten snabbt återkallas, vilket minimerar riskerna.

Nöjda användare och framtidssäkrad säkerhet
Med hjälp av MATRIX ONE har barn och ungdomsförvaltningen lyckats uppnå en hög säkerhetsnivå samtidigt som användarvänligheten för de anställda har förbättrats avsevärt. Systemet tillåter snabb uppdatering av åtkomsträttigheter och kan även tillfälligt tilldela åtkomst till externa tjänsteleverantörer. Genom att införa detta digitala låssystem har förvaltningen banat väg för nya standarder inom stadens administration och skapat en flexibel och framtidssäkrad arbetsmiljö.